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Aspettando la sprint review

C’è un’aria di tensione sospesa la mattina della review, un’atmosfera satura di elettricità che non sentivo dai tempi degli esami all’Università.

Il giorno di review è il Venerdì che già di per se si vive sempre con una indefinibile sensazione di rilassato piacere per la settimana che finisce; è il giorno dello slack time dedicato alla propria formazione, non ci sono richieste di interventi perché tanto qualunque modifica non potrebbe essere messa in produzione (“se poi succede qualcosa quando non ci siamo?”), eppure se il Venerdì sa di sospiro di sollievo questa attesa prima della review è l’inspirazione prima del sospiro.

Il prodotto che seguo come Product Owner ha un numero incredibile di stakeholders, o clienti interni che dir si voglia, distribuiti in 8 sedi diverse di cui 6 in altri paesi europei. Oggi si collegheranno da Bergamo, Barcellona, Worcester (UK), Eindhoven (NL), forse Parigi, saranno connessi parte tramite Polycomm video conference e parte in Skype, dovranno condividere tutti lo schermo che vedremo qui in sede, ascoltare le presentazioni che verranno fatte (inglese obbligatorio anche per chiedere di andare al bagno), interrompere la review, commentare e chiedere variazioni, potranno persino bocciare una user story e rimandarla al mittente. Qualcuno esprime il suo sogno di lanciare la sigla dell’Eurovisione RAI all’inizio della review.

Sul tavolo ci sono i bignè dell’amicizia, i manuali di scrum dicono che l’apporto di zuccheri favorisce la condivisione e crea una associazione mentale tra dolcezza e pratiche scrum, ma sarà difficile rilasciare questa sensazione di benessere via Polycomm quindi l’effetto glicemico sarà limitato al team e agli stakeholder presenti in sala.

Il team però ora è concentrato, oggi c’è anche il coach scrum e il team sente l’importanza della prossima ora e mezza come un raccolto di ciò che è stato seminato e coltivato con tanta cura nell’ultimo sprint di due settimane; il tester prova le ultime procedure, lo scrum master verifica le attrezzature per la call conference e contatta gli stakeholder, c’è un po’ di parapiglia, chi non risponde e chi prova a collegarsi senza riuscirci, chi è già collegato e chi non si sa se arriva.

Ore 11.00 si parte, il Product Owner (cioè io) dà il benvenuto e cerca di esprimere quanta più gioia possibile dall’avere tanti stakeholder alla propria review, la presenza del main stakeholder da Worcester mi rende un po’ nervoso ma mi ripeto che andrà tutto bene, la presenza del team alle spalle mi da energia. Fino a qui tutto bene.

Favorire la partecipazione alla review

Il prodotto che io e il mio team gestiamo interessa parecchie persone all’interno della nostra azienda.
Queste persone sono sparse in 8 uffici diversi distribuiti in 6 paesi europei.
Le nostre sprint review sono perciò necessariamente in inglese e gestite in remoto con uno strumento che consente di organizzare una multiconference con condivisione di schermo e chat.
Ciò nonostante, è tutt’altro che scontato che queste persone mantengano un interesse e una partecipazione attiva alle review, visto che noi siamo solo uno degli otto team di prodotto (ciascuno con la sua review) e sopratutto visto che molti di loro ci stanno seguendo da 48 sprint review.
Immaginate quindi la soddisfazione nel riscontrare la presenza di 25 partecipanti all’ultima sprint review, praticamente tutti i responsabili helpdesk, marketing e vendite e tutti gli esperti del prodotto in esame in ognuno dei paesi in cui siamo presenti.
Alla fine della review ho fatto i complimenti al mio team: aver mantenuto l’attenzione e l’interesse di queste persone per così lungo tempo è un successo conquistato con un lungo lavoro fatto di vittorie, errori, sconfitte, dietrofront e ripartenze. Bravi!
Cosa è che rende interessante e partecipata una review ad alto rischio di incomunicabilità come la nostra?
Nel tempo ci siamo resi conto che dovevamo trovare un modo di compensare un livello medio di conoscenza dell’inglese non proprio eccelso e una certa reticenza alla comunicazione in pubblico. Ecco come abbiamo lavorato.
La review si compone di sessioni di presentazione; in ciascuna sessione ogni team member mostra un lavoro, una feature, un risultato, uno sviluppo, il prodotto di una attività concluso nello sprint appena terminato.
Why & What
Ogni sessione viene introdotta da una slide che illustra il tipo di sviluppo e dunque il perché quello sviluppo è stato fatto (cioè le motivazioni e le esigenze che sono alla base di quella scelta) e il cosa è stato in pratica fatto. Se necessario, e per lo più lo è, alcuni link rimandano alle aree di preproduzione dalle quali i risultati del lavoro saranno mostrati.
Esempio:
Gestionale delle iscrizioni – interfaccia di verifica e validazione delle iscrizioni
Perché: l’attività viene fatta ad oggi manualmente con notevole dispendio di lavoro
Cosa: nell’area di backend abbiamo inserito una lista delle iscrizioni che possono essere validate o rifiutate
Link: area di gestione
Il tutto, ovviamente, in inglese.
Uso della chat
La review, come detto, è in inglese, ma i partecipanti parlano le lingue più svariate e non sempre si sentono a loro agio nel gestire una conversazione in inglese. Scrivere è immensamente più facile per tutti.
Dunque, usiamo lo strumento di chat per interagire con i partecipanti, chi vuole può scrivere una domanda o un commento e uno dei team member più senior è incaricato di rispondere alle domande oppure, se necessario, avvertire il resto del team e il Product Owner che c’è una domanda di interesse generale che vale la pena di essere risposta a voce. Raramente c’è la necessità di aprire l’audio del richiedente e interagire direttamente, ma se desiderato ovviamente si fa.
What’s next

La sprint review si chiude sempre con una slide finale sugli sviluppi previsti per lo sprint successivo: ovviamente questa viene presentata dal Product Owner, che anche in questo caso risponde alle domande in proposito.
Ricordo le prime review dove la maggior parte dei partecipanti veniva nella nostra stanza e per creare una atmosfera accogliente e rilassata facevamo trovare qualche dolcetto. Quando l’interesse crebbe nelle sedi estere mi chiesi con cosa avremmo sostituito quello “sweet welcome”; credo che a distanza di alcuni mesi abbiamo trovato una formula altrettanto confortevole e che, oltretutto, non favorisce la carie.